Ende der festen Laufzeit und Ausübungsfristen für Verlängerungsoptionen
Büro, Praxis, Laden oder Halle: Die Verwaltung gewerblich genutzter Immobilien folgt anderen Regeln als die Wohnraumverwaltung. Fast alles, was im Wohnraummietrecht zwingend ist, lässt sich hier vertraglich gestalten – und genau daraus entstehen die Fehler, die später teuer werden.
Im Wohnraummietrecht schützt das Gesetz den Mieter mit zwingenden Regeln: Betriebskostenkatalog, Kappungsgrenze, Kündigungsschutz. Bei Geschäftsräumen gilt davon fast nichts. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass sich hier zwei Unternehmer auf Augenhöhe gegenüberstehen, und überlässt ihnen die Gestaltung.
Für Sie als Eigentümer heißt das: Der Vertrag ist das Regelwerk, nicht das Gesetz. Was dort nicht steht, gilt nicht. Was ungenau dort steht, wird im Streitfall gegen denjenigen ausgelegt, der es formuliert hat. Eine Gewerbeverwaltung, die den Vertrag nicht kennt, verwaltet ins Blaue.
Aus diesem Grund beginnt jede Übernahme bei uns mit der Vertragsdurchsicht: Laufzeit, Optionen, Wertsicherung, Betriebskostenregelung, Instandhaltungspflichten, Konkurrenzschutz. Erst danach steht fest, was überhaupt verwaltet wird.
Jahrzehntelang war das größte Risiko im Gewerbemietvertrag die Schriftform: Ein Mietvertrag über mehr als ein Jahr, der die Form nicht wahrte, galt als auf unbestimmte Zeit geschlossen und war damit ordentlich kündbar. Ein vergessener Nachtrag konnte einen zehnjährigen Vertrag kippen.
Das ist seit dem 1. Januar 2025 anders. Nach § 578 Abs. 1 BGB gilt § 550 BGB für Grundstücke und über Absatz 2 auch für Geschäftsräume mit der Maßgabe, dass ein Vertrag über mehr als ein Jahr in Textform geschlossen werden muss – nicht mehr in Schriftform. Eine E-Mail genügt der Textform.
Entwarnung ist das trotzdem nur halb. Die Rechtsfolge ist unverändert: Wird die Form verfehlt, gilt der Vertrag für unbestimmte Zeit. Und Textform heißt nicht Formfreiheit, sondern lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger mit Nennung des Erklärenden. Wir dokumentieren Nachträge, Mietanpassungen und Optionsausübungen deshalb weiter vollständig und nachvollziehbar.
Bei Wohnraum ist die Umlage an den Katalog der Betriebskostenverordnung gebunden. Im Gewerbemietrecht gilt diese Bindung nicht. Umlagefähig ist, was wirksam vereinbart wurde – üblich sind deutlich weitere Kataloge, die etwa Verwaltungskosten, Instandhaltung oder Rücklagen einbeziehen.
Genau hier liegt die häufigste Fehlerquelle in übernommenen Beständen: abgerechnet wird nach Gewohnheit statt nach Vertrag. Wir gleichen jede Kostenart mit der vertraglichen Grundlage ab, bevor die erste Abrechnung rausgeht, und legen den Verteilerschlüssel offen.
Bei gemischt genutzten Objekten kommt der Vorwegabzug hinzu: Gewerbeflächen verursachen häufig andere Kosten als Wohnungen im selben Haus. Wo das der Fall ist, sind die Kosten vor der Verteilung zu trennen, sonst ist die Abrechnung angreifbar.
Die Vermietung von Grundstücken ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Bei gewerblicher Vermietung können Sie nach § 9 UStG auf diese Befreiung verzichten und steuerpflichtig vermieten. Der Vorteil: Sie werden vorsteuerabzugsberechtigt, was bei Sanierungen und Umbauten erheblich ins Gewicht fällt.
Die Option hat eine harte Bedingung. Nach § 9 Abs. 2 UStG ist sie nur zulässig, soweit der Mieter das Grundstück ausschließlich für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Vermieten Sie an einen Arzt, eine Versicherungsagentur oder eine Bank, geht die Option in aller Regel nicht – deren Umsätze sind selbst steuerfrei.
Für die Verwaltung heißt das: Mieterwechsel sind steuerlich relevant, nicht nur mietrechtlich. Zieht ein optionsschädlicher Mieter ein, kann das eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG auslösen. Wir melden solche Konstellationen, bevor der Vertrag unterschrieben ist. Die steuerliche Beurteilung selbst gehört zu Ihrem Steuerberater.
Läuft ein Gewerbemietverhältnis auf unbestimmte Zeit, gilt für die ordentliche Kündigung § 580a Abs. 2 BGB: Sie ist spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres zulässig. Praktisch bedeutet das eine Vorlaufzeit von rund sechs Monaten.
Die meisten Gewerbeverträge sind allerdings befristet, häufig mit Verlängerungsoptionen. Diese Optionen sind der Punkt, an dem Verwaltungen regelmäßig Geld verlieren: Wird eine Ausübungsfrist übersehen, verlängert sich der Vertrag zu alten Konditionen oder endet ungewollt. Wir führen die Fristen aller betreuten Verträge nach und melden sie rechtzeitig.
Ende der festen Laufzeit und Ausübungsfristen für Verlängerungsoptionen
Termine für Wertsicherung: Index- und Staffelanpassungen
Fristen für Betriebskostenabrechnung und Anpassung der Vorauszahlungen
Wiederkehrende Prüfpflichten an der Technik, etwa Aufzug, Elektrik und Brandschutz
Ablauf von Sicherheiten wie Bankbürgschaften
Wir betreuen Büro- und Praxisflächen, Ladenlokale, Lager und Hallen sowie gemischt genutzte Objekte, in denen Wohnen und Gewerbe unter einem Dach liegen. Gerade die Mischobjekte sind der Regelfall im Ruhrgebiet: Ladenzeile unten, Wohnungen darüber.
Der Leistungsumfang wird vor Vertragsbeginn schriftlich festgelegt und danach abgerechnet. Ein pauschaler Preis je Einheit wie in der WEG-Verwaltung passt hier nicht, weil Aufwand und Vertragslage zu unterschiedlich sind – Sie erhalten ein Angebot am konkreten Objekt.
Kaufmännisch: Mietbuchhaltung, Sollstellung, Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung nach Vertrag, Jahresaufstellung für den Steuerberater
Rechtlich und organisatorisch: Fristenüberwachung, Vorbereitung von Mietanpassungen, Mieterkommunikation, Begleitung von Mieterwechseln
Technisch: Objektbegehungen, Koordination und Rechnungsprüfung von Handwerkern, Nachhalten wiederkehrender Prüfpflichten
Steuerlich relevant: Beobachtung der Optionsvoraussetzungen nach § 9 UStG bei jedem Mieterwechsel
Die Begriffe werden im Alltag durcheinander verwendet. Liegenschaftsverwaltung meint meist die Betreuung ganzer Liegenschaften einschließlich Grundstück und Außenanlagen, häufig für institutionelle Eigentümer. Immobilienverwaltung ist der Oberbegriff für alles, was wir tun. Gewerbeverwaltung ist der Ausschnitt, um den es auf dieser Seite geht.
Praktisch entscheidend ist nicht das Wort, sondern die Nutzung: Wohnraum, Gewerbe oder beides in einem Haus. Danach richtet sich das anwendbare Recht, und danach richtet sich, wie abgerechnet wird. Geht es bei Ihnen um Wohnraum, finden Sie den passenden Rahmen unter Mietverwaltung; bei Eigentümergemeinschaften unter WEG-Verwaltung.
Wir sehen uns Vertrag und Objekt an und machen ein Angebot. Kostenlos und unverbindlich.
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