Mieterbetreuung mit festem Ansprechpartner, Sprechzeiten Mo bis Do 10 bis 16 Uhr und Fr 10 bis 13 Uhr sowie einer 24-h-Notfallnummer
Sie besitzen eine vermietete Eigentumswohnung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft und wohnen selbst nicht in der Nähe? Dann laufen zwei Verwaltungsebenen nebeneinander: die Gemeinschaft mit ihrem Hausgeld und Ihre eigene Einheit mit Mieter, Miete und Betriebskosten. Die Sondereigentumsverwaltung übernimmt die zweite Ebene. Auf Wunsch übernehmen wir beide.
Die Sondereigentumsverwaltung passt vor allem zu Kapitalanlegern mit einer oder wenigen vermieteten Einheiten in einer WEG, die selbst nicht in der Nähe wohnen, etwa bei Objekten in Oberhausen, Mülheim, Duisburg oder Essen. Der Aufwand fällt bei solchen Einheiten nicht gleichmäßig an, sondern stoßweise: monatelang nichts, dann ein Mieterwechsel, ein Heizungsdefekt und eine Abrechnung in derselben Woche. Genau diese Spitzen lassen sich aus der Ferne schlecht abfangen. Der Aufwand fällt bei solchen Objekten nicht gleichmäßig an, sondern stoßweise: monatelang nichts, dann ein Mieterwechsel, ein Heizungsdefekt und eine Abrechnung in derselben Woche. Genau diese Spitzen lassen sich aus der Ferne schlecht abfangen.
Das eigentliche Problem ist aber die Doppelstruktur. Gegenüber der Gemeinschaft sind Sie Eigentümer und zahlen Hausgeld, gegenüber Ihrem Mieter sind Sie Vermieter und schulden eine Betriebskostenabrechnung. Beide Seiten arbeiten mit unterschiedlichen Verteilerschlüsseln, unterschiedlichen Fristen und unterschiedlichen Kostenarten. Wer beides selbst erledigt, überträgt Zahlen aus der einen Systematik in die andere, und genau dort entstehen die meisten Fehler.
Der gesetzliche Rahmen steht in § 5 WEG. Zum Sondereigentum gehören die im Aufteilungsplan bezeichneten Räume und die Gebäudebestandteile, die sich verändern, beseitigen oder einfügen lassen, ohne das Gemeinschaftseigentum zu beeinträchtigen oder die äußere Gestaltung des Gebäudes zu verändern (§ 5 Abs. 1 WEG). Bauteile, die für Bestand oder Sicherheit des Gebäudes erforderlich sind oder dem gemeinschaftlichen Gebrauch dienen, sind dagegen nie Sondereigentum, auch wenn sie innerhalb Ihrer Wohnung liegen (§ 5 Abs. 2 WEG).
Wie die Zuordnung in Ihrem konkreten Haus aussieht, ergibt sich aus der Teilungserklärung mit Aufteilungsplan (§ 8 WEG). Wir lesen sie zu Beginn der Zusammenarbeit durch und halten fest, welche Bauteile Ihrer Einheit zugeordnet sind. Diese Vorarbeit klingt trocken, entscheidet aber bei jeder späteren Rechnung darüber, ob sie zu Ihnen, zur Gemeinschaft oder über die Betriebskosten zum Mieter gehört. Die Abgrenzung im Detail erklären wir im Ratgeber zur Sondereigentumsverwaltung.
Die Sondereigentumsverwaltung beginnt an der Wohnungstür Ihrer Einheit und umfasst dahinter alles, was zwischen Ihnen und Ihrem Mieter liegt.
Entschieden wird weiterhin von Ihnen. Mieterauswahl, Mieterhöhungen und größere Reparaturen legen wir Ihnen vor der Beauftragung vor. Wir bereiten die Entscheidung auf, wir nehmen sie Ihnen nicht ab.
Mieterbetreuung mit festem Ansprechpartner, Sprechzeiten Mo bis Do 10 bis 16 Uhr und Fr 10 bis 13 Uhr sowie einer 24-h-Notfallnummer
Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Kaution, angelegt getrennt vom übrigen Vermögen nach § 551 Abs. 3 BGB
Mietbuchhaltung mit Sollstellung, Zahlungskontrolle und Mahnwesen bei Rückständen
Betriebskostenabrechnung an Ihren Mieter innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 BGB
Instandhaltung im Sondereigentum: Mängelaufnahme, Handwerkerauswahl, Termine vor Ort, Rechnungsprüfung
Neuvermietung mit Einschätzung der Marktmiete, Besichtigungen und Bonitätsprüfung
Wohnungsübergabe und Abnahme mit Protokoll und dokumentierten Zählerständen
Ihr Hausgeld sind Vorschüsse an die Gemeinschaft. Verteilt werden die Kosten grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen, solange die Eigentümer für einzelne Kostenarten nichts anderes beschlossen haben (§ 16 Abs. 2 WEG). Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse; Grundlage dafür ist die Jahresabrechnung, die der Verwalter aufzustellen hat (§ 28 Abs. 2 WEG).
An den Mieter weitergeben dürfen Sie davon nur einen Teil. Umlagefähig sind die Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV, und das auch nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Ausdrücklich nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Unser Honorar und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage bleiben damit bei Ihnen. Heiz- und Warmwasserkosten sind zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch abzurechnen (§ 7 Abs. 1 und § 8 Abs. 1 HeizkostenV).
Die häufigste teure Panne betrifft die Frist. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Dass die WEG-Jahresabrechnung noch nicht vorliegt, genügt dafür nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs in der Regel nicht (Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Wir rechnen deshalb fristgerecht ab, notfalls anhand der bis dahin vorliegenden Zahlen, statt auf die Beschlussfassung der Gemeinschaft zu warten.
Nach Jahresende erhalten Sie eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben Ihrer Einheit, das Mietkonto mit allen Buchungen, Kopien der Handwerker- und Dienstleisterrechnungen sowie die WEG-Jahresabrechnung mit dem auf Sie entfallenden Anteil. Damit lassen sich die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) und die dazugehörigen Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 EStG) ohne langes Nachfragen zusammenstellen.
Eine Position weisen wir dabei bewusst getrennt aus: Zahlungen in die Erhaltungsrücklage sind im Jahr der Einzahlung noch keine Werbungskosten. Abziehbar sind sie erst, wenn die Gemeinschaft die Mittel tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen verausgabt. Das hat der Bundesfinanzhof zuletzt auch für die Rechtslage nach der WEG-Reform bestätigt (Urteil vom 14.01.2025, IX R 19/24). Die steuerliche Beurteilung Ihres Einzelfalls bleibt Sache Ihres Steuerberaters, wir liefern die Unterlagen, auf die er sich stützt.
Liegen beide Ebenen bei uns, entfällt die Schnittstelle, an der es sonst hakt. Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Steigleitung im Gemeinschaftseigentum wird undicht, das Wasser beschädigt den Bodenbelag Ihrer Wohnung, und Ihr Mieter kündigt eine Mietminderung an. Bei getrennten Zuständigkeiten stimmen sich zwei Verwaltungen und mehrere Beteiligte ab, bis geklärt ist, wer trocknet, wer saniert und wer zahlt. Aus einer Hand ist das ein Vorgang mit einem Ansprechpartner. Wie wir die Gemeinschaftsebene betreuen, lesen Sie auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung.
Voraussetzung ist das aber nicht. Wir übernehmen die Sondereigentumsverwaltung auch dann, wenn eine andere Firma die Gemeinschaft verwaltet. In dieser Konstellation sind wir Ihr Gegenüber zur WEG-Verwaltung: Wir prüfen Ihren Anteil an der Jahresabrechnung, halten Fristen und Beschlüsse nach und vertreten Sie auf Wunsch in der Eigentümerversammlung, soweit die Gemeinschaftsordnung eine Vollmacht an Dritte zulässt.
Am Anfang steht ein Telefonat oder ein Termin bei uns in Oberhausen. Danach sichten wir die Unterlagen, machen Ihnen ein schriftliches Angebot und schlagen einen Übernahmestichtag vor, in der Regel einen Monatsersten. Zum Stichtag informieren wir Ihren Mieter über den neuen Ansprechpartner, übernehmen das Kautionskonto, erfassen die Zählerstände und richten die Sollstellung ein.
Einen Listenpreis nennen wir für die Sondereigentumsverwaltung bewusst nicht. Ob eine Einheit seit Jahren an denselben Mieter vermietet ist oder zweimal im Jahr wechselt, macht im Aufwand einen erheblichen Unterschied. Sie erhalten nach dem Erstgespräch ein Angebot mit allen Positionen, ohne Sonderhonorare im Kleingedruckten. Wie sich die Honorare in den benachbarten Bereichen bewegen, etwa 30 bis 35 Euro netto je Einheit und Monat in der WEG-Verwaltung, lesen Sie im Ratgeber zu den Kosten einer Hausverwaltung.
Teilungserklärung mit Aufteilungsplan
aktueller Wirtschaftsplan und die letzte WEG-Jahresabrechnung
Mietvertrag samt Nachträgen und Nachweis über die Kaution
die letzte Betriebskostenabrechnung an den Mieter
Übergabeprotokoll und, falls vorhanden, eine Liste offener Mängel
Wir übernehmen die Betreuung Ihrer Einheit und machen Ihnen ein Angebot. Kostenlos und unverbindlich.
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