Kaufmännisch: Mietbuchhaltung, Sollstellung und Überwachung der Mieteingänge, Mahnwesen, Betriebs- und Heizkostenabrechnung sowie die Jahresaufstellung für Ihren Steuerberater.
Ein vermietetes Mehrfamilienhaus erzeugt jeden Monat Arbeit, die mit der Rendite wenig zu tun hat: Mieteingänge abgleichen, Handwerker beauftragen, Fristen im Blick behalten. Diese Aufgaben übernehmen wir für private Vermieter und Kapitalanleger in Oberhausen und im westlichen Ruhrgebiet.
Mietverwaltung heißt, dass wir Ihr Objekt gegenüber den Mietern vertreten. Anders als bei der WEG-Verwaltung ist der Auftraggeber kein Gremium, sondern Sie als Eigentümer. Entsprechend kurz sind die Wege: Es gibt keine Beschlussfassung, sondern eine Vollmacht und einen vereinbarten Rahmen, innerhalb dessen wir eigenständig handeln.
Die Arbeit teilt sich in drei Bereiche. Wie weit wir in jedem tätig werden, halten wir vor Vertragsbeginn schriftlich fest, denn ein Verwaltervertrag, der Zuständigkeiten offen lässt, erzeugt später Streit über die Abrechnung.
Kaufmännisch: Mietbuchhaltung, Sollstellung und Überwachung der Mieteingänge, Mahnwesen, Betriebs- und Heizkostenabrechnung sowie die Jahresaufstellung für Ihren Steuerberater.
Technisch: Objektbegehungen, Vergabe von Reparaturen, Koordination und Rechnungsprüfung der Handwerker, Planung größerer Instandhaltungen.
Rechtlich und organisatorisch: Neuvermietung, Wohnungsübergaben, Kautionsverwaltung, Mieterkommunikation, Vorbereitung von Mietanpassungen.
Der Mieterwechsel ist der teuerste Moment im Leben einer vermieteten Wohnung. Wir nehmen die Wohnung mit Protokoll und Fotos ab, klären Schönheitsreparaturen, schreiben die Einheit aus, prüfen Interessenten und übergeben an den Nachmieter. Ziel ist eine kurze Leerstandszeit ohne übereilte Auswahl: Ein Mietrückstand wirkt über Monate nach, ein zusätzlicher Monat Leerstand nur einmal, deshalb prüfen wir Interessenten sorgfältig, statt schnell zu belegen.
Die Kaution darf nach § 551 Abs. 1 BGB höchstens das Dreifache der auf einen Monat entfallenden Miete ohne die als Pauschale oder Vorauszahlung ausgewiesenen Betriebskosten betragen. Der Mieter ist berechtigt, sie in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen zu leisten. Der Vermieter hat die Summe getrennt von seinem Vermögen bei einem Kreditinstitut anzulegen; die Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit.
Nach dem Auszug bleibt für die Abrechnung wenig Zeit. Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren nach § 548 Abs. 1 BGB in sechs Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält. Wer Schäden spät geltend macht, verliert den Anspruch auch dann, wenn die Ursache unstrittig ist.
Bei der Betriebskostenabrechnung entscheidet die Frist darüber, ob eine Nachforderung überhaupt noch durchsetzbar ist. Nach § 556 Abs. 3 BGB ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben bleibt dagegen auszuzahlen.
Umlagefähig ist nur, was die Betriebskostenverordnung als Betriebskosten führt. Ausdrücklich nicht dazu gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten und die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Bei zentraler Heizungsanlage sind zudem nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum.
Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen gemäß § 560 Abs. 4 BGB durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Wir nutzen das konsequent, damit Nachzahlungen nicht auflaufen, bis sie uneinbringlich werden.
Abrechnungsfrist des Vermieters: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB.
Einwendungsfrist des Mieters: zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB.
Verjährung offener Forderungen: drei Jahre ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis bestand, §§ 195, 199 Abs. 1 BGB.
Verjährung von Schadensersatz nach Rückgabe: sechs Monate, § 548 Abs. 1 BGB.
Wir nehmen die Sollstellung der Mieten monatlich vor, gleichen die Eingänge ab und mahnen gestuft. Sie erhalten eine Übersicht offener Posten und entscheiden, ab wann wir Inkasso oder Anwalt einschalten. Kündigungen wegen Zahlungsverzugs bereiten wir vor, sprechen sie aber nur nach anwaltlicher Prüfung aus.
Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete setzt nach § 558 BGB voraus, dass die Miete zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens seit 15 Monaten unverändert ist. Innerhalb von drei Jahren darf sie sich um nicht mehr als 20 Prozent erhöhen. In Gemeinden, die eine Landesverordnung als angespannten Wohnungsmarkt ausweist, sind es nur 15 Prozent.
Für unser Verwaltungsgebiet ist das ein konkreter Unterschied: Die Mieterschutzverordnung Nordrhein-Westfalen vom 28. Januar 2025, in Kraft seit dem 1. März 2025 und zuletzt geändert durch Verordnung vom 28. Oktober 2025, erfasst 57 Kommunen. Oberhausen und die Nachbarstädte, in die unser Tätigkeitsgebiet reicht, gehören nicht dazu. Dort gilt daher die reguläre Kappungsgrenze von 20 Prozent, und die Mietpreisbremse des § 556d BGB greift bei Neuvermietung nicht. Weil solche Verordnungen befristet sind, prüfen wir den Stand vor jeder Erhöhung erneut. In Oberhausen und Umgebung gilt daher die reguläre Kappungsgrenze von 20 Prozent, und die Mietpreisbremse des § 556d BGB greift bei Neuvermietung nicht. Weil solche Verordnungen befristet sind, prüfen wir den Stand vor jeder Erhöhung erneut.
Nach einer Modernisierung können nach § 559 Abs. 1 BGB acht Prozent der auf die Wohnung entfallenden Kosten auf die Jahresmiete umgelegt werden, begrenzt auf drei Euro je Quadratmeter Wohnfläche in sechs Jahren, bei einer Ausgangsmiete unter sieben Euro je Quadratmeter auf zwei Euro. Anzukündigen ist die Maßnahme nach § 555c Abs. 1 BGB spätestens drei Monate vor Beginn in Textform.
Werterhalt entsteht nicht durch Reparaturen nach Schadensmeldung, sondern durch Begehungen, bei denen jemand Dach, Keller, Heizung und Außenanlagen ansieht, bevor der Mieter anruft. Wir dokumentieren den Zustand und schlagen vor, was in welchem Jahr sinnvoll ist.
Bis zu einer mit Ihnen vereinbarten Betragsgrenze beauftragen wir eigenständig, darüber holen wir Angebote ein. Rechnungen prüfen wir sachlich und rechnerisch. Für Rohrbrüche, Heizungsausfälle und ähnliche Fälle außerhalb der Sprechzeiten Mo bis Do 10 bis 16 Uhr und Fr 10 bis 13 Uhr gibt es eine 24-Stunden-Notfallnummer.
Die Mietverwaltung rechnen wir mit 3 bis 6 Prozent der Nettokaltmiete ab, alternativ mit einer Pauschale je Einheit. Wo Sie in dieser Spanne liegen, hängt von der Zahl der Einheiten, dem Zustand des Objekts und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Eine Einordnung der marktüblichen Sätze finden Sie in unserem Ratgeber zu den Kosten einer Hausverwaltung.
Steuerlich sind diese Kosten in der Regel sofort abziehbar. Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG erzielt, kann das Verwalterhonorar als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG ansetzen. Da die Vermietung von Wohnraum nach § 4 Nr. 12 Buchst. a UStG umsatzsteuerfrei ist, gibt es keinen Vorsteuerabzug; abziehbar ist der Bruttobetrag. Auf die Mieter umlegen lässt sich das Honorar nicht, weil Verwaltungskosten nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten sind. Die Beurteilung im Einzelfall obliegt Ihrem Steuerberater.
Die drei Verwaltungsarten werden häufig verwechselt. Die WEG-Verwaltung beauftragt die Eigentümergemeinschaft für das Gemeinschaftseigentum. Die Sondereigentumsverwaltung betrifft eine einzelne vermietete Wohnung innerhalb einer WEG und wird vom jeweiligen Eigentümer beauftragt. Die Mietverwaltung greift, wenn Ihnen das gesamte Objekt gehört und keine Gemeinschaft existiert. Alle drei Bereiche finden Sie in der Übersicht unserer Leistungen.
Eine Übernahme beginnt mit der Sichtung der Unterlagen: Mietverträge, letzte Abrechnungen, Kautionsnachweise, Zählerstände, Wartungsverträge. Danach legen wir einen Stichtag fest, informieren die Mieter schriftlich über Ansprechpartner und Zahlungswege und übernehmen die Kautionskonten. Haben Sie das Objekt gerade erst gekauft, tritt der Erwerber nach § 566 Abs. 1 BGB in die bestehenden Mietverhältnisse ein; die Verträge laufen unverändert weiter. Ein unverbindliches Erstgespräch klärt vorab, welche Unterlagen fehlen.
Wir sehen uns Ihr Objekt an und machen ein transparentes Angebot. Kostenlos und unverbindlich.
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