Sichtung der Unterlagen: Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Versicherungs- und Wartungsverträge, letzte Abrechnungen und Kontoauszüge.
Die WEG-Verwaltung führt das Geld, die Unterlagen und die Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft. Diese Seite zeigt, was das im Jahresverlauf bedeutet, welche Fristen das Wohnungseigentumsgesetz vorgibt und was die Verwaltung bei uns kostet.
Ein Verwalterwechsel beginnt und endet mit einem Beschluss der Eigentümerversammlung. Über Bestellung und Abberufung der Verwaltung beschließen nach § 26 Abs. 1 WEG die Wohnungseigentümer. Bestellt werden darf sie nach § 26 Abs. 2 Satz 1 WEG für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum für höchstens drei Jahre. Eine wiederholte Bestellung ist zulässig; der dafür nötige Beschluss darf nach § 26 Abs. 2 Satz 2 WEG frühestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellzeit gefasst werden.
Abberufen kann die Gemeinschaft die Verwaltung nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit, ein wichtiger Grund ist dafür nicht erforderlich. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Der Zeitpunkt eines Wechsels hängt deshalb weniger am alten Vertrag als am Termin der nächsten Versammlung.
Zu dieser Versammlung ist nach § 24 Abs. 4 WEG mit einer Frist von mindestens drei Wochen einzuladen, außer bei Dringlichkeit, und die Tagesordnung muss den Punkt bereits benennen. Entschieden wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Eine Mindestzahl anwesender Eigentümer verlangt das Gesetz seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 nicht mehr. Den Ablauf Schritt für Schritt beschreibt unser Ratgeber zum Verwalterwechsel.
Nach dem Bestellungsbeschluss fordern wir die Verwaltungsunterlagen beim bisherigen Verwalter an und prüfen sie auf Vollständigkeit. Was in dieser Phase fehlt, fehlt später in jeder Abrechnung. Lücken halten wir deshalb schriftlich fest, statt sie stillschweigend zu übergehen.
Wer die Jahresabrechnung für das Übergabejahr aufstellt, sollte im Beschluss oder im Verwaltervertrag ausdrücklich geregelt sein. Bleibt dieser Punkt offen, verzögert sich erfahrungsgemäß genau diese Abrechnung am längsten.
Sichtung der Unterlagen: Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Versicherungs- und Wartungsverträge, letzte Abrechnungen und Kontoauszüge.
Wechsel der Bankkonten auf Konten der Gemeinschaft und Einrichtung der Hausgeldeinzüge.
Erstbegehung mit dem Verwaltungsbeirat, Aufnahme offener Mängel und noch nicht umgesetzter Beschlüsse.
Erste Eigentümerversammlung mit Bericht zum Stand der Übernahme.
Erster Wirtschaftsplan für das kommende Kalenderjahr.
Der Wirtschaftsplan ist die Vorschau auf ein Kalenderjahr. Die Verwaltung stellt ihn auf, beschlossen wird nach § 28 Abs. 1 WEG über die Vorschüsse, die daraus folgen. Das Hausgeld ist also kein Preis, sondern eine Vorauszahlung auf die tatsächlichen Kosten.
Nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Eine feste Frist für die Vorlage nennt das Gesetz nicht. Üblich und sachgerecht ist die Abrechnung im ersten Halbjahr. Wie eine Versammlung abläuft, lesen Sie im Ratgeber zur Eigentümerversammlung.
Wirtschaftsplan: erwartete Einnahmen und Ausgaben, der Anteil jeder Einheit und die geplante Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
Jahresabrechnung: tatsächliche Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Jahres sowie eine Einzelabrechnung je Einheit.
Vermögensbericht: Stand der Rücklagen und Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, nach § 28 Abs. 4 WEG jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen.
Heizung und Warmwasser: bei zentraler Versorgung sind nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach erfasstem Verbrauch zu verteilen.
Der Verwaltungsbeirat wird nach § 29 Abs. 1 WEG durch Beschluss aus dem Kreis der Wohnungseigentümer bestellt. Hat er mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Eine feste Mitgliederzahl schreibt das Gesetz seit der Reform nicht mehr vor.
Seine Aufgabe beschreibt § 29 Abs. 2 WEG deutlich: Er unterstützt und überwacht die Verwaltung. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor der Beschlussfassung vom Beirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden. Wir legen dafür Belege und Kontoauszüge zu einem festen Termin vor und beantworten Rückfragen schriftlich.
Unabhängig davon kann jeder Wohnungseigentümer nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Beiräte, die unentgeltlich tätig sind, haften nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
Nach § 24 Abs. 7 WEG führt die Verwaltung eine Beschluss-Sammlung. Aufzunehmen sind die Beschlüsse seit dem 1. Juli 2007, fortlaufend nummeriert, mit Datum und einem Vermerk, wenn ein Beschluss gerichtlich aufgehoben wurde. Jeder Eigentümer kann Einsicht nehmen. Beim Verkauf einer Wohnung zeigt sich an dieser Sammlung, wie sauber verwaltet wurde.
Beschlüsse müssen danach auch ausgeführt werden. Ohne Beschluss darf die Verwaltung nach § 27 Abs. 1 WEG nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung treffen oder solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils nötig sind. Die Gemeinschaft kann diese Befugnisse per Beschluss erweitern oder einschränken. Wir formulieren Beschlussanträge deshalb mit Betrag, Frist und benannter Verantwortung, damit später niemand rät, was gemeint war.
Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Eine Höhe nennt das Gesetz nicht, angemessen ist immer eine Frage von Baujahr, Zustand und Ausstattung der konkreten Anlage.
Praktisch entscheidet die Rücklage darüber, ob eine Gemeinschaft handeln kann. Dach, Fassade, Heizzentrale und Aufzug fallen nicht überraschend an, sie sind vorhersehbar teuer. Ist die Rücklage zu dünn, bleiben nur Sonderumlage oder Kredit, und beides trifft Eigentümer zum ungünstigsten Zeitpunkt. Ist sie realistisch dotiert, wird aus einer Sanierung eine Terminfrage statt einer Grundsatzdebatte.
Wir weisen die geplante Zuführung im Wirtschaftsplan aus und den erreichten Stand im Vermögensbericht.
Die Jahresabrechnung ist das Ergebnis, die WEG-Buchhaltung ist der Weg dorthin. Geführt wird sie getrennt vom Vermögen der Verwaltung: Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist seit der Reform von 2020 selbst rechtsfähig, Hausgeld und Erhaltungsrücklage liegen deshalb auf Konten der Gemeinschaft.
Laufend heißt das Sollstellung der Hausgelder, Abgleich der Eingänge, gestuftes Mahnwesen bei Rückständen, Kontierung jeder Rechnung auf die richtige Kostenart und die getrennte Führung von Bewirtschaftungskosten und Rücklagenbewegungen. Wer hier unsauber kontiert, produziert eine Abrechnung, die in der Summe stimmt und im Detail nicht nachvollziehbar ist.
Für Eigentümer und Beirat zählt am Ende zweierlei: Der Kontostand zum Jahresende muss zum Vermögensbericht passen, und die Entwicklung der Rücklage muss über mehrere Jahre nachvollziehbar bleiben. Worauf dabei zu achten ist, steht im Ratgeber Hausgeldabrechnung prüfen.
Für die WEG-Verwaltung berechnen wir in der Regel 30 bis 35 Euro netto je Wohneinheit und Monat. Wo eine Gemeinschaft in dieser Spanne liegt, hängt an der Zahl der Einheiten, an der Ausstattung wie Aufzug, Tiefgarage oder eigener Heizzentrale, am Zustand der Anlage und daran, wie viele Versammlungen und Sonderthemen im Jahr anfallen.
Wichtiger als der Satz ist, was er abdeckt. Welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind und welche gesondert vergütet werden, halten wir im Verwaltervertrag ausdrücklich fest. An diesem Punkt unterscheiden sich Angebote am stärksten. Vermieten Sie zusätzlich Einheiten, kommt die Mietverwaltung mit 3 bis 6 Prozent der Nettokaltmiete oder einer Pauschale je Einheit hinzu, für die Sondereigentumsverwaltung erstellen wir ein individuelles Angebot. Die Einordnung im Marktvergleich finden Sie im Kostenratgeber.
Oberhausen besteht aus den drei Stadtbezirken Alt-Oberhausen, Sterkrade und Osterfeld, und die Anlagen unterscheiden sich in Baujahr, Größe und Erhaltungsbedarf deutlich. Unser Büro liegt in Oberhausen, Objektbegehungen und Versammlungen vor Ort sind Normalfall und nicht Ausnahme. Unser Tätigkeitsgebiet reicht über die Stadtgrenze hinaus: Gemeinschaften in Mülheim, Duisburg, Essen, Bottrop und Dinslaken übernehmen wir ebenfalls.
MV Immobilien wurde 2022 gegründet und verfügt über die Erlaubnis nach § 34c GewO, erteilt durch die Stadt Oberhausen. Sie erreichen uns montags bis donnerstags von 10 bis 16 Uhr und freitags von 10 bis 13 Uhr, außerhalb dieser Zeiten über die 24-Stunden-Notfallnummer. Jede Gemeinschaft hat bei uns einen festen Ansprechpartner.
Wir sehen uns Ihre Anlage und den bestehenden Verwaltervertrag an und machen ein Angebot. Kostenlos und unverbindlich.
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