WEG selbst verwalten oder Verwalter beauftragen?

Die ehrliche Antwort vorweg: In kleinen Gemeinschaften kann Selbstverwaltung funktionieren, und zwar über Jahre. Das Wohnungseigentumsgesetz erzwingt keinen Verwalter. Ob sie in Ihrer Anlage trägt, hängt weniger an der Zahl der Einheiten als daran, was passiert, wenn die eine Person ausfällt, die bisher alles gemacht hat. Dieser Text zeigt beide Seiten, mit einer durchgerechneten Aufwandsschätzung und einer Liste der Punkte, an denen es kippt.

Einen Verwalterzwang kennt das Gesetz nicht

Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG). Ein solcher Beschluss kann auch ausbleiben. Damit stehen drei Wege offen: ein externer Verwalter, ein Eigentümer aus dem Haus, der zum Verwalter bestellt wird, oder gar kein Verwalter.

Ohne Verwalter vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Das klingt harmlos und ist genau der Punkt, an dem Selbstverwaltung im Alltag anstrengend wird: Wer den Dachdecker beauftragt, den Hausmeistervertrag kündigt oder gegenüber der Versicherung erklärt, braucht entweder alle Miteigentümer an Bord oder eine tragfähige Vollmacht. Die gesetzliche Vertretungsmacht selbst lässt sich Dritten gegenüber nicht wirksam beschränken (§ 9b Abs. 1 Satz 3 WEG); eine rechtsgeschäftliche Vollmacht an einzelne Eigentümer können Sie dagegen im Umfang begrenzen, und genau diese Grenzen gehören in den Beschluss.

Die Gemeinschaft ist dabei selbst rechtsfähig: Sie kann Rechte erwerben, Verbindlichkeiten eingehen, klagen und verklagt werden (§ 9a Abs. 1 WEG). Selbstverwaltung heißt deshalb nicht, dass jeder für sich abrechnet. Es bleibt ein Gemeinschaftskonto, ein Vertragspartner, eine Buchhaltung – nur macht sie dann jemand aus dem Haus.

Die Erleichterung für kleine Gemeinschaften

Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG. Das gilt aber nicht, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Der Gesetzgeber rechnet also ausdrücklich damit, dass sich kleine Anlagen aus eigener Kraft organisieren.

Wo Selbstverwaltung wirklich trägt

Als Erfahrungswert wird häufig eine Spanne von etwa fünf bis zehn Einheiten genannt. Diese Zahl steht in keinem Gesetz und ist für sich genommen wenig wert, denn entscheidend ist nicht die Größe, sondern die Konstellation.

Selbstverwaltung läuft dort stabil, wo fünf Dinge zusammenkommen: ein überschaubares Gebäude ohne aufgestauten Erhaltungsbedarf, überwiegend selbstnutzende und erreichbare Eigentümer, eine Person mit kaufmännischer Ausdauer und echter Zeit, mindestens eine zweite Person, die die Zahlen gegenliest, und keine ungelösten Konflikte im Haus.

Fehlt einer dieser Punkte, bricht nichts sofort zusammen. Es fängt an zu wackeln: Termine verrutschen, die Abrechnung kommt später, ein Beschluss wird nicht sauber protokolliert. Genau dieser schleichende Verlauf ist der Grund, warum viele Gemeinschaften erst dann einen Verwalter suchen, wenn bereits Rückstände aufgelaufen sind.

Die Pflichten bleiben, auch ohne Verwalter

Die Wohnungseigentümer beschließen über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen; Grundlage ist ein Plan über die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das Kalenderjahr (§ 28 Abs. 1 WEG). Ohne Verwalter muss die Gemeinschaft selbst festlegen, wer diesen Plan erstellt und wann er auf den Tisch kommt.

Nach Ablauf des Kalenderjahres wird über Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse beschlossen; hierzu wird eine Jahresabrechnung über die Einnahmen und Ausgaben erstellt (§ 28 Abs. 2 WEG). Wichtig für alle, die noch mit alten Mustern arbeiten: Über die Jahresabrechnung als solche wird seit der WEG-Reform nicht mehr beschlossen. Wie Sie die Zahlen im Einzelnen nachvollziehen, steht in unserem Beitrag Hausgeldabrechnung prüfen.

Hinzu kommt der jährliche Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen und einer Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, der jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung zu stellen ist; § 28 Abs. 4 WEG nimmt dafür ausdrücklich den Verwalter in die Pflicht, weshalb eine Gemeinschaft ohne Verwalter durch Beschluss regeln muss, wer den Bericht erstellt und wann er verteilt wird.

Auch die Beschluss-Sammlung ist Pflicht (§ 24 Abs. 7 WEG). Fehlt ein Verwalter, ist der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung zur Führung verpflichtet, sofern die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit niemand anderen dafür bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG). In der Praxis ist die lückenhafte Beschluss-Sammlung eine der häufigsten Ursachen für Ärger beim späteren Verkauf einer Wohnung.

Die Rechnung an einem Beispiel mit acht Einheiten

Rechnen Sie mit Stunden, nicht mit Gefühl. Über ein Jahr fallen in einer Anlage dieser Größe an: monatliche Buchhaltung und Zahlungsverkehr, Mahnwesen bei Hausgeldrückständen, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Vorbereitung, Leitung und Protokollierung der Versammlung, Beschluss-Sammlung, Versicherungs- und Schadensfälle, Wartungsverträge, Heizkostenablesung, Verkehrssicherung im Winter, Angebote einholen und vergleichen.

Eine vorsichtige Schätzung liegt bei rund 80 bis 120 Stunden im Jahr – bei ruhigem Verlauf. Ein Wasserschaden, ein Eigentümerwechsel oder eine größere Erhaltungsmaßnahme addieren sich obendrauf und fallen nicht gleichmäßig an, sondern geballt.

Dem gegenüber steht der Preis: Bei 30 bis 35 Euro netto je Wohneinheit und Monat kostet die WEG-Verwaltung für acht Einheiten rund 2.880 bis 3.360 Euro netto im Jahr, also 360 bis 420 Euro je Einheit und Jahr. Auf 100 Stunden gerechnet entspricht das etwa 29 bis 34 Euro je Stunde.

Der Vergleich kippt nicht über den Stundensatz, sondern über den Preis eines Fehlers. Eine angreifbare Abrechnung, ein unwirksamer Beschluss über eine teure Maßnahme oder eine übersehene Verkehrssicherungspflicht kosten schnell mehr als die Ersparnis mehrerer Jahre.

Kipppunkt-Checkliste

Trifft einer der folgenden Punkte zu, sollten Sie die Selbstverwaltung ernsthaft überprüfen. Treffen zwei zu, ist der Zeitpunkt gekommen, ein Angebot einzuholen.

Anzeichen, dass die Selbstverwaltung an ihre Grenze kommt

• Eine größere Erhaltungs- oder Sanierungsmaßnahme steht an – Dach, Fassade, Heizung, Leitungen.
• Es geht um bauliche Veränderungen, die beschlossen oder einem Eigentümer gestattet werden sollen (§ 20 Abs. 1 WEG), oder um solche, auf die ein Eigentümer sogar einen Anspruch hat: Barrierefreiheit, Ladeinfrastruktur, Einbruchsschutz, Glasfaseranschluss und Steckersolargeräte (§ 20 Abs. 2 WEG).
• Ein Eigentümer zahlt nicht mehr, und niemand will das Mahnverfahren betreiben.
• Im Haus gibt es einen offenen Konflikt, der die Versammlung blockiert.
• Die Person, die alles macht, wird krank, zieht weg, verkauft oder will nicht mehr.
• Bankvollmachten hängen an einer einzigen Person, ohne geregelte Vertretung.
• Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig verspätet, oder es liegt kein Vermögensbericht vor.
• Die Beschluss-Sammlung ist unvollständig oder existiert nicht.
• Ein Beschluss wurde angefochten, oder es droht ein gerichtliches Verfahren.
• Mehrere Wohnungen sind vermietet und die Eigentümer leben weit entfernt.

Wenn einer im Haus einen Verwalter will

Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums verlangen (§ 18 Abs. 2 WEG). Ob dazu im konkreten Fall die Bestellung eines Verwalters gehört, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich – der Katalog des § 19 Abs. 2 WEG nennt nur die Bestellung eines zertifizierten Verwalters mit der beschriebenen Ausnahme für kleine Anlagen. In der Sache läuft es darauf hinaus, dass es auf den Zustand der Verwaltung ankommt: Solange die Pflichten aus §§ 24 und 28 WEG erfüllt werden, wird sich kaum jemand durchsetzen; bei anhaltenden Versäumnissen sieht es anders aus. Nach überwiegender Auffassung gehört die Bestellung eines Verwalters allerdings regelmäßig zur ordnungsmäßigen Verwaltung, sodass ein einzelner Wohnungseigentümer sie notfalls mit der Beschlussersetzungsklage nach § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG durchsetzen kann; wie das in einer kleinen, sauber geführten Selbstverwaltung ausgeht, hängt vom Einzelfall ab und sollte vorher anwaltlich geprüft werden.

Der Übergang muss kein Bruch sein. Manche Gemeinschaften geben zunächst nur die Buchhaltung und die Jahresabrechnung ab und behalten die Entscheidungen im Haus. Andere bestellen einen Verwalter für die Dauer einer Sanierung. Was zur WEG-Verwaltung gehört und wie ein Übergang praktisch abläuft, können Sie im Vorfeld klären, bevor Sie einen Beschluss fassen.

Ein Hinweis zur Reihenfolge: Erst prüfen, was gebraucht wird, dann Angebote einholen, dann beschließen. Die Amtszeit beträgt höchstens fünf Jahre, bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Abberufen werden kann jederzeit (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG), der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG) – Sie binden sich also nicht auf Gedeih und Verderb.

Häufige Fragen