Hausgeldabrechnung prüfen: Checkliste für Eigentümer und Beiräte

Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Abrechnung über das Hausgeld, im Gesetz Jahresabrechnung genannt. Die meisten Eigentümer schauen auf die letzte Zeile und legen das Papier weg. Wer weiß, worauf zu achten ist, erkennt die typischen Fehler dagegen mit überschaubarem Aufwand, und zwar bevor die Frist zur Anfechtung abgelaufen ist.

Drei Unterlagen, drei verschiedene Aufgaben

§ 28 WEG verlangt von der Verwaltung drei Dokumente. Sie kommen meist in einem Umschlag und werden deshalb häufig verwechselt, obwohl sie ganz unterschiedliche Fragen beantworten. Wer die Abrechnung prüfen will, sollte zuerst wissen, welches Papier gerade vor ihm liegt.

Wirtschaftsplan: der Blick nach vorn

Der Wirtschaftsplan wird für ein Kalenderjahr aufgestellt und enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben. Auf seiner Grundlage beschließen die Eigentümer die Vorschüsse zur Kostentragung und zur Erhaltungsrücklage. Er ist eine Prognose, keine Abrechnung.

Jahresabrechnung: der Blick zurück

Die Jahresabrechnung ist die Abrechnung über den Wirtschaftsplan und enthält darüber hinaus die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Sie ist in der Regel eine reine Geldflussrechnung: Erfasst wird, was im Kalenderjahr wirklich auf den Konten der Gemeinschaft bewegt wurde. Dazu gehört eine Einzelabrechnung für jede Einheit.

Vermögensbericht: der Blick auf den Bestand

Der Vermögensbericht ist seit der WEG-Reform 2020 eigenständig geregelt. Er weist den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen aus und ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen. Über ihn wird nicht abgestimmt, er ist aber das beste Kontrollinstrument gegen eine geschönte Abrechnung.

Was in jeder Einzelabrechnung stehen sollte

• Die Gesamtkosten der Gemeinschaft, nach Kostenarten gegliedert
• Ihr Anteil daran, jeweils mit dem angewandten Verteilerschlüssel
• Die für das Jahr beschlossenen Vorschüsse, üblicherweise als Soll-Betrag
• Die Abrechnungsspitze, also Ihr Nachschuss oder Ihr Guthaben
• Die Entwicklung der Erhaltungsrücklage mit Zuführung, Entnahme und Endstand
• Die Heizkostenabrechnung mit erfassten Verbrauchswerten und Verteilungsmaßstab

Beschlossen wird nicht die Abrechnung, sondern die Spitze

Dieser Punkt hat sich mit der Reform von 2020 grundlegend geändert und wird bis heute oft falsch dargestellt. Nach § 28 Abs. 2 WEG beschließen die Eigentümer nach Ablauf des Kalenderjahres über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Die Jahresabrechnung selbst ist nur noch das Rechenwerk, mit dem diese Beträge ermittelt werden. Sie wird nicht mehr als solche genehmigt.

Praktisch heißt das: Für eine Anfechtung sind vor allem Fehler wichtig, die sich auf die Abrechnungsspitze in Ihrer Einzelabrechnung auswirken; daneben können auch formelle Mängel der Beschlussfassung, etwa eine fehlerhafte Einberufung oder eine zu Unrecht verweigerte Belegeinsicht, einen Beschluss angreifbar machen. Ein schiefer Verteilerschlüssel gehört dazu. Eine unglückliche Formulierung, eine fehlende Erläuterung oder ein Zahlendreher in einer Zwischensumme, der sich am Ende wieder aufhebt, in der Regel nicht.

Steht auf der Tagesordnung noch der alte Wortlaut von der Genehmigung der Jahresabrechnung, ist ein solcher Beschluss üblicherweise so auszulegen, dass die Nachschüsse und Anpassungen festgesetzt werden. Wie Beschlüsse in der Eigentümerversammlung zustande kommen, haben wir gesondert beschrieben.

Fristen: wann die Abrechnung kommt, wie lange Sie Zeit haben

Eine feste gesetzliche Vorlagefrist für die Jahresabrechnung gibt es im WEG nicht. § 28 WEG nennt kein Datum. Aus der Pflicht zu ordnungsmäßiger Verwaltung wird abgeleitet, dass die Abrechnung zeitnah nach Jahresende zu erstellen ist; üblich sind drei bis sechs Monate, und viele Verwalterverträge schreiben genau das fest. Ein Blick in Ihren Vertrag lohnt sich, denn dort steht die Frist, an der Ihre Verwaltung tatsächlich zu messen ist.

Für vermietende Eigentümer kommt eine zweite Uhr hinzu, die unabhängig läuft: Die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter muss nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei ihm sein. Kommt die WEG-Abrechnung zu spät, entbindet Sie das nicht automatisch von dieser Frist. Wer beide Ebenen sauber verzahnen will, findet in unserer Mietverwaltung die passende Schnittstelle.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

• Vorlage der Abrechnung: keine gesetzliche Frist im WEG, üblich sind drei bis sechs Monate nach Jahresende
• Beschlussfassung: Die Versammlung wird mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG)
• Anfechtungsklage: ein Monat ab Beschlussfassung (§ 45 WEG)
• Begründung der Klage: zwei Monate ab Beschlussfassung (§ 45 WEG)
• Betriebskostenabrechnung an den Mieter: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB)

Belegeinsicht: Ihr Recht, hinter die Zahlen zu schauen

Nach § 18 Abs. 4 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Das Recht besteht unabhängig davon, ob Sie im Beirat sitzen, und es ist nicht an einen Verdacht geknüpft. Ort und Zeit richten sich nach den Umständen; üblich ist ein Termin in den Geschäftsräumen der Verwaltung.

So bereiten Sie einen Einsichtstermin vor

Kündigen Sie den Termin in Textform an und nennen Sie die Positionen, die Sie sehen wollen, etwa die drei größten Kostenarten, alle Entnahmen aus der Rücklage und die Kontoauszüge zum Jahreswechsel. Dann kann die Verwaltung die Ordner vorbereiten, und Sie verbringen den Termin nicht mit Suchen. Sie dürfen sich fachlich begleiten lassen, und in der Regel dürfen Sie Kopien oder Fotos anfertigen.

Die Rolle des Verwaltungsbeirats

§ 29 Abs. 2 WEG sieht vor, dass Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden sollen, bevor die Eigentümer beschließen. Der Beirat ersetzt keinen Wirtschaftsprüfer, aber er stellt die Fragen, die in der Versammlung sonst niemand stellt. Ist er unentgeltlich tätig, haftet er nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Eine kurze schriftliche Stellungnahme, die auch offene Punkte benennt, ist deshalb kein Risiko, sondern der eigentliche Wert des Amtes.

Zehn Stellen, an denen es typischerweise klemmt

Die folgenden Punkte tauchen in der Praxis immer wieder auf. Arbeiten Sie sie mit der Einzelabrechnung, dem Vermögensbericht und dem Vorjahresbeschluss nebeneinander durch. Zwei davon verdienen eine Erläuterung.

Verteilerschlüssel: Maßstab ist zunächst § 16 Abs. 2 WEG, also der Miteigentumsanteil, soweit die Teilungserklärung nichts anderes bestimmt. Die Gemeinschaft kann für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten eine abweichende Verteilung beschließen. Prüfen Sie also nicht nur, ob richtig gerechnet wurde, sondern ob der verwendete Schlüssel durch Teilungserklärung oder Beschluss gedeckt ist.

Heizkosten: Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche oder umbautem Raum. Ein häufiger Irrtum: Das Kürzungsrecht von 15 Prozent aus § 12 Abs. 1 HeizkostenV steht dem einzelnen Eigentümer gegenüber seiner Gemeinschaft gerade nicht zu, dort gelten die allgemeinen Vorschriften. Der Weg führt hier über den Beschluss, nicht über einen eigenmächtigen Abzug.

Prüfliste: die zehn häufigsten Fehlerquellen

• Der Verteilerschlüssel weicht von Teilungserklärung oder Beschluss ab, oft bei Aufzug, Müll oder Gartenpflege
• Erhaltungsaufwand und laufende Betriebskosten sind vermischt, sodass Sanierungskosten in der Umlage auf Mieter landen
• Die Heizkosten sind nicht im Rahmen der Heizkostenverordnung verteilt oder die Ablesewerte fehlen
• Zuführungen zur Erhaltungsrücklage erscheinen als Ausgabe der Gemeinschaft statt als Vermögensumschichtung
• Entnahmen aus der Rücklage lassen sich keinem Beschluss zuordnen
• Zahlungsrückstände einzelner Eigentümer sind nirgends ausgewiesen, weder als Liste noch im Vermögensbericht
• Die Periodenabgrenzung stimmt nicht: Zahlungen vom Dezember oder Januar stehen im falschen Abrechnungsjahr
• Die Kontenstände am Jahresende passen nicht zu den Angaben im Vermögensbericht
• Eine Sonderumlage ist nicht getrennt ausgewiesen, sondern im laufenden Hausgeld untergegangen
• In der Einzelabrechnung stehen Ihre tatsächlichen Zahlungen statt der beschlossenen Vorschüsse, wodurch fremde Rückstände auf alle verteilt werden

Vom Einwand zur Anfechtung

Der erste Schritt ist nie die Klage. Schreiben Sie Ihre Punkte vor der Versammlung an die Verwaltung, mit Positionsnummer und konkreter Frage. Vieles klärt sich dabei bereits, und was offen bleibt, gehört in der Versammlung zu Protokoll. Lassen Sie ausdrücklich vermerken, dass Sie widersprochen haben.

Bleibt ein Fehler bestehen, der sich auf die Abrechnungsspitze auswirkt, gilt § 45 WEG: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründet werden. Beide Fristen laufen ab dem Tag des Beschlusses, nicht ab dem Zugang des Protokolls. Gerichtet wird die Klage nach § 44 Abs. 2 WEG gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Weil die Fristen kurz sind, sollten Sie streitige Punkte frühzeitig anwaltlich prüfen lassen.

Die meisten dieser Konflikte entstehen gar nicht erst, wenn die Abrechnung sauber aufgebaut, pünktlich versandt und im Zweifel erklärbar ist. Woran sich das im Vorfeld erkennen lässt, beschreibt unser Beitrag zu den Merkmalen einer guten Hausverwaltung. Wie wir in der WEG-Verwaltung arbeiten, steht auf der Leistungsseite, die Preisstruktur im Beitrag zu den Kosten einer Hausverwaltung.

Häufige Fragen