Verwaltungsbeirat in der WEG: Aufgaben, Rechte und Haftung

Viele Eigentümergemeinschaften haben einen Verwaltungsbeirat, und in vielen davon weiß niemand genau, wie weit dessen Befugnisse reichen. Das Gesetz regelt das Amt in einem einzigen kurzen Paragrafen, § 29 WEG. Dieser Beitrag ordnet ein, was dort steht, was die WEG-Reform 2020 geändert hat und wo die Grenzen des Amts liegen.

Ein freiwilliges Amt mit knappem gesetzlichen Rahmen

Keine Wohnungseigentümergemeinschaft muss einen Verwaltungsbeirat haben. § 29 WEG beschreibt das Amt, er schreibt es nicht vor. Die Eigentümer bestellen die Mitglieder durch Beschluss; für die Abberufung gilt nichts anderes, auch wenn der Gesetzeswortlaut sie nicht ausdrücklich erwähnt. In beiden Fällen entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Sinnvoll ist ein Beirat vor allem in Gemeinschaften, die groß genug sind, dass sich nicht jeder Eigentümer jede Rechnung ansehen will, in denen aber jemand sie ansehen sollte. Er ist das Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümerschaft: nah genug am Objekt, um zu wissen, was dort passiert, und unabhängig genug von der Verwaltung, um nachzufragen.

Was das WEMoG an § 29 WEG geändert hat

Bis zum 30. November 2020 war die Besetzung fest vorgegeben: Der Beirat bestand aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzendem und zwei weiteren als Beisitzern. Wer nur zwei Freiwillige fand, hatte ein Problem.

Seit dem 1. Dezember 2020 nennt das Gesetz keine Mitgliederzahl mehr. Die Gemeinschaft legt sie im Bestellungsbeschluss selbst fest, ein Mitglied kann genügen, fünf sind ebenso möglich. Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Der Vorsitzende beruft den Beirat nach Bedarf ein; feste Sitzungstermine kennt das Gesetz nicht.

Alte Teilungserklärungen lesen sich anders

Viele Gemeinschaftsordnungen aus der Zeit vor der Reform schreiben weiterhin drei Beiratsmitglieder vor. Ob eine solche Klausel als eigenständige Vereinbarung fortgilt oder nur die damalige Gesetzeslage wiedergibt, ist eine Auslegungsfrage und gehört im Streitfall anwaltlich geprüft. Nach dem Wortlaut des § 29 Absatz 1 Satz 1 WEG werden im Übrigen Wohnungseigentümer bestellt; ob auch Außenstehende Mitglied sein können, ist umstritten.

Die Aufgaben: unterstützen, überwachen, prüfen

§ 29 Absatz 2 Satz 1 WEG fasst den Auftrag in einem Satz: Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Beides gehört zusammen. Unterstützung ohne Kontrolle macht den Beirat zum Sprachrohr der Verwaltung, Kontrolle ohne Unterstützung zum Dauerkonflikt.

Konkret wird es in Satz 2: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden, bevor die Versammlung darüber beschließt. Gemeint sind die Beschlüsse über die Vorschüsse und über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse. Es ist eine Soll-Vorschrift: Unterbleibt die Prüfung, ist der Beschluss deswegen in der Regel nicht ungültig, die Gemeinschaft verliert aber ihre einzige unabhängige Zwischenkontrolle.

Der Zeitpunkt ist entscheidend. Wer eine bereits beschlossene Abrechnung angreifen will, muss die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erheben und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründen. Vorher hinzusehen ist deutlich einfacher als hinterher. Wie eine solche Prüfung im Einzelnen abläuft, steht in unserem Beitrag Hausgeldabrechnung prüfen; den Ablauf der Versammlung selbst beschreibt Eigentümerversammlung: Ablauf und Beschlüsse.

Woran eine Beiratsprüfung üblicherweise ansetzt

• Anfangs- und Endbestände der Konten gegen die Kontoauszüge
• große Einzelpositionen gegen die zugehörigen Rechnungen
• die angewandten Verteilerschlüssel gegen die Teilungserklärung
• Entwicklung der Erhaltungsrücklage und ihre Abgrenzung vom laufenden Konto
• Zahlungsrückstände einzelner Einheiten und der Umgang damit
• Abweichungen zwischen Wirtschaftsplan und tatsächlichen Kosten

Welche Rechte der Beirat gegenüber der Verwaltung hat

Ein Überwachungsauftrag ohne Einblick wäre wertlos. Aus § 29 Absatz 2 WEG folgt deshalb, dass der Beirat von der Verwaltung Auskunft verlangen und in die Unterlagen sehen kann, soweit er sie für die Prüfung braucht: Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge, Rücklagenkonten. Unabhängig davon kann jeder einzelne Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen; dieses Recht steht Beiratsmitgliedern zusätzlich in ihrer Eigenschaft als Eigentümer zu.

Drei weitere Befugnisse stehen verstreut im Gesetz. Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft, er unterzeichnet also etwa den Verwaltervertrag, nachdem die Eigentümer die Bestellung beschlossen haben. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig einzuberufen, kann der Vorsitzende oder sein Vertreter die Versammlung selbst einberufen. Und ist ein Beirat bestellt, unterschreibt der Vorsitzende oder sein Vertreter die Niederschrift der Versammlung mit. Diese Unterschrift bestätigt, was beschlossen wurde, nicht, dass man es für richtig hält.

Die Grenze: kein Ersatzverwalter

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Der Beirat hat keine eigene Entscheidungsbefugnis und, von der Vertretung gegenüber dem Verwalter abgesehen, keine Vertretungsmacht. Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft, die laufenden Maßnahmen trifft er im Rahmen des § 27 WEG, alles Weitere beschließen die Eigentümer in der Versammlung. Welche Arbeit dabei auf die Verwaltung entfällt, beschreibt Was macht eine Hausverwaltung.

Über die Jahresabrechnung als solche wird ohnehin nicht beschlossen; der Beirat prüft sie und gibt eine Stellungnahme ab, beschlossen werden allein Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse. Er kann keine Sanierung beauftragen, keine Sonderumlage festsetzen und den Verwalter nicht abberufen; über Bestellung und Abberufung beschließen allein die Eigentümer, wobei der Verwalter jederzeit abberufen werden kann. Wer als Beiratsmitglied dennoch Aufträge erteilt, handelt ohne Vertretungsmacht und riskiert, persönlich in Anspruch genommen zu werden. Zum sauberen Ablauf eines Verwalterwechsels: Hausverwaltung wechseln.

Haftung des Verwaltungsbeirats

§ 29 Absatz 3 WEG enthält die für Beiräte wichtigste Regel: Sind die Mitglieder unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Einfache Fahrlässigkeit, der übersehene Zahlendreher oder die Position, die man hätte hinterfragen können, löst dann in der Regel keine Haftung aus. Vor grober Fahrlässigkeit schützt die Vorschrift nicht: Wer eine Abrechnung erkennbar ungeprüft zur Beschlussfassung empfiehlt oder deutliche Warnsignale ignoriert, kann sich darauf kaum berufen.

Wenn eine Vergütung fließt

Die Haftungsbeschränkung hängt an der Unentgeltlichkeit. Ob bereits eine pauschale Aufwandsentschädigung sie entfallen lässt oder erst eine echte Vergütung, ist nicht abschließend geklärt. Gemeinschaften, die ihrem Beirat etwas zahlen wollen, sollten die Formulierung des Beschlusses vorher anwaltlich prüfen lassen; hier hängt viel an wenigen Worten.

Vermögensschaden-Haftpflicht und D&O

Gegen das verbleibende Risiko lässt sich versichern. Eine Vermögensschaden-Haftpflicht für Beiratsmitglieder, häufig als D&O-Versicherung angeboten, deckt Vermögensschäden aus der Beiratstätigkeit; vorsätzliches Handeln ist nie versichert. In der Aufzählung ordnungsmäßiger Verwaltung nennt das Gesetz nur die Versicherung des gemeinschaftlichen Eigentums zum Neuwert und die Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht. Eine Beiratspolice gehört nicht dazu und braucht deshalb einen eigenen Beschluss, wenn die Gemeinschaft die Prämie tragen soll.

Was ein Beirat praktisch tun sollte, und was nicht

Ein gut arbeitender Beirat ist weder ein zweiter Verwalter noch ein Aufsichtsorgan im Dauerkonflikt. Er sorgt dafür, dass die Zahlen vor der Versammlung jemand gesehen hat, dass Angebote vergleichbar sind und dass Beschlüsse nicht an handwerklichen Fehlern scheitern.

Nicht in die Zuständigkeit gehört alles, was nach Entscheidung aussieht: eigene Aufträge an Handwerker, Zusagen an einzelne Eigentümer, Absprachen mit Mietern, das Verhandeln von Nachlässen ohne Beschluss. Ein Beirat, der die Konflikte einzelner Eigentümer mit der Gemeinschaft austrägt, verliert die Unabhängigkeit, die sein Amt trägt.

Auf der anderen Seite steht die Verwaltung. Woran sich eine belastbare Zusammenarbeit erkennen lässt, haben wir in Gute Hausverwaltung erkennen beschrieben. Wie wir Abrechnung, Stellungnahme und Versammlung vorbereiten, steht auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung.

Bewährt hat sich

• die Abrechnungsunterlagen rechtzeitig anfordern, nicht erst eine Woche vor der Versammlung
• Rückfragen schriftlich stellen und die Antworten aufbewahren
• die Stellungnahme kurz und schriftlich abgeben, mit klarer Empfehlung
• bei größeren Maßnahmen auf mehreren Angeboten bestehen
• Beschlussvorschläge vorab lesen und auf Bestimmtheit achten
• die eigene Rolle in der Versammlung erklären, damit keine falschen Erwartungen entstehen

Häufige Fragen