Erhaltungsrücklage: Wie hoch sollte sie sein?

Die Frage kommt in fast jeder Eigentümerversammlung: Wie viel Geld muss auf dem Rücklagenkonto liegen? Eine gesetzlich vorgeschriebene Höhe gibt es nicht. Das Wohnungseigentumsgesetz zählt die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage aber zur ordnungsmäßigen Verwaltung, die jeder einzelne Eigentümer verlangen kann. Was angemessen ist, hängt am Gebäude: Baujahr, Zustand, Ausstattung, anstehende Maßnahmen. Dieser Beitrag ordnet die gängigen Richtwerte ein und rechnet ein Beispiel für ein typisches Ruhrgebiets-Mehrfamilienhaus vollständig durch.

Rücklage ist nicht Verwalterhonorar

Zwei Posten auf derselben Abrechnung, zwei verschiedene Dinge. Das Verwalterhonorar ist die Vergütung für die Arbeit der Hausverwaltung; es ist verbraucht, sobald es gezahlt ist. Die Erhaltungsrücklage ist Geld der Gemeinschaft, das für spätere Arbeiten am gemeinschaftlichen Eigentum angespart wird: Dach, Fassade, Heizung, Leitungen, Aufzug.

Wer wissen möchte, was die Verwaltung selbst kostet, findet das im Beitrag zu den Kosten der Hausverwaltung. Hier geht es ausschließlich um die Rücklage. Die Verwechslung führt zu Fehlschlüssen: Ein Verwalterwechsel ändert an der Rücklagenhöhe nichts, und eine gut gefüllte Rücklage sagt nichts über die Angemessenheit des Honorars.

Den Stand der Rücklage weist der Vermögensbericht aus, den die Verwaltung nach Ablauf des Kalenderjahres jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung stellt.

Was das Gesetz seit dem WEMoG verlangt

Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 heißt der Posten Erhaltungsrücklage. Der frühere Begriff Instandhaltungsrücklage steht noch in vielen Teilungserklärungen; gemeint ist dasselbe, nur umfasst Erhaltung ausdrücklich Instandhaltung und Instandsetzung.

Das Gesetz nennt die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage als Beispiel für ordnungsmäßige Verwaltung. Eine Zahl steht dort nicht. Das bedeutet zweierlei: Eine Gemeinschaft, die gar nichts ansammelt, verwaltet in aller Regel nicht ordnungsmäßig. Und ob ein Betrag angemessen ist, lässt sich nur am konkreten Gebäude beantworten. Wird über die Höhe gestritten und soll ein Beschluss angefochten werden, gehören Fristen und Erfolgsaussichten in anwaltliche Prüfung.

Beschlossen wird nicht die Rücklage selbst, sondern der Vorschuss dazu. Verteilt werden die Beträge grundsätzlich nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile; ein abweichender Maßstab kann beschlossen werden.

Richtwerte je Quadratmeter und als Prozentsatz

In der Praxis kursieren zwei Zugänge: ein Betrag je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, und ein Prozentsatz des Gebäudewerts. Der bekannteste Anker stammt aus der Zweiten Berechnungsverordnung. Sie gilt unmittelbar nur für preisgebundenen Wohnraum und beschreibt Höchstansätze für Instandhaltungskosten, nicht die Rücklage einer Eigentümergemeinschaft; als Orientierung am unteren Rand wird sie trotzdem verbreitet herangezogen. Die im Verordnungstext genannten Beträge sind dabei Ausgangswerte: Nach § 28 Abs. 5a in Verbindung mit § 26 Abs. 4 II. BV verändern sie sich seit dem 1. Januar 2005 alle drei Jahre entsprechend der Preisentwicklung, der heutige Ansatz liegt also über den abgedruckten Zahlen.

Der zweite Zugang rechnet mit dem Gebäudewert: verbreitet sind ein bis eineinhalb Prozent des Gebäudeneuwerts pro Jahr. Wichtig ist, den Grundstücksanteil herauszurechnen. Ein Bodenwert altert nicht, und wer vom Verkehrswert der Wohnung ausgeht, rechnet die Rücklage systematisch zu hoch.

Orientierungswerte aus der Zweiten Berechnungsverordnung

• bis 7,10 Euro je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, wenn die Bezugsfertigkeit weniger als 22 Jahre zurückliegt
• bis 9,00 Euro, wenn sie mindestens 22 Jahre zurückliegt
• bis 11,50 Euro, wenn sie mindestens 32 Jahre zurückliegt, der Fall bei nahezu jedem Ruhrgebiets-Bestandsbau
• je 1,00 Euro mehr, wenn ein Aufzug vorhanden ist

Die Peter'sche Formel, an einem Beispiel durchgerechnet

Die bekannteste Rechenhilfe für die Rücklagenhöhe stammt aus der Bauforschung und wird bis heute in Eigentümerversammlungen zitiert. Sie liefert deutlich höhere Werte als die Verordnungstabelle, weil sie die Erneuerung ganzer Bauteile über die gesamte Lebensdauer einrechnet.

Die Formel

Die Formel geht davon aus, dass über eine Lebensdauer von 80 Jahren Instandhaltungskosten in Höhe des Eineinhalbfachen der Herstellungskosten anfallen. Der Jahresbetrag ergibt sich aus den Herstellungskosten je Quadratmeter, multipliziert mit 1,5 und geteilt durch 80. Davon entfällt nur ein Teil auf das gemeinschaftliche Eigentum, üblich sind 65 bis 70 Prozent; der Rest betrifft Sondereigentum wie Bäder, Innentüren und Bodenbeläge. Eine Rechtsnorm ist die Formel nicht, sondern eine Faustformel aus der Praxis.

Das Beispiel: 12 Einheiten, 850 Quadratmeter, Baujahr 1965

Angenommen, es geht um ein Mehrfamilienhaus aus den 1960er Jahren in Oberhausen: 12 Einheiten, rund 850 Quadratmeter Wohnfläche, im Schnitt knapp 71 Quadratmeter je Wohnung. Für die Herstellungskosten setzen wir 2.800 Euro je Quadratmeter an, also das, was ein vergleichbarer Neubau heute ohne Grundstück kosten würde, und für das gemeinschaftliche Eigentum 70 Prozent.

Was das Ergebnis bedeutet

Rund 2.600 Euro im Monat für zwölf Wohnungen, etwa 217 Euro je Einheit. Der Verordnungswert liegt für dasselbe Haus bei 11,50 Euro je Quadratmeter und Jahr, also 9.775 Euro im Jahr oder knapp 815 Euro im Monat. Dazwischen liegt der Faktor drei.

Beide Zahlen sind richtig gerechnet und meinen doch nicht dasselbe: Die Verordnung beschreibt einen laufenden Kostenansatz, die Formel eine Vollkostenbetrachtung über die gesamte Lebensdauer inklusive Erneuerung ganzer Bauteile. Wer belastbar planen will, ersetzt beide Faustformeln durch eine objektbezogene Vorschau: Welches Bauteil ist wie alt, wann ist es fällig, was kostet es heute.

Rechenweg Schritt für Schritt

• 2.800 Euro je Quadratmeter mal 1,5 gleich 4.200 Euro Instandhaltungskosten je Quadratmeter über 80 Jahre
• 4.200 Euro geteilt durch 80 Jahre gleich 52,50 Euro je Quadratmeter und Jahr für das gesamte Gebäude
• 52,50 Euro mal 70 Prozent gleich 36,75 Euro je Quadratmeter und Jahr für das gemeinschaftliche Eigentum
• 36,75 Euro mal 850 Quadratmeter gleich 31.237,50 Euro Zuführung im Jahr für die gesamte Gemeinschaft
• 31.237,50 Euro geteilt durch 12 Monate gleich 2.603,13 Euro im Monat
• 31.237,50 Euro geteilt durch 12 Einheiten gleich 2.603,13 Euro je Einheit und Jahr, also 216,93 Euro im Monat, real verteilt nach Miteigentumsanteilen und nicht nach Köpfen
• Gegenprobe als Prozentsatz: 36,75 geteilt durch 2.800 gleich rund 1,3 Prozent des Gebäudeneuwerts pro Jahr

Beschlussfassung über die Zuführung

Die Zuführung zur Rücklage gehört als eigener Posten in den Wirtschaftsplan. Beschlossen wird über die Vorschüsse, getrennt für laufende Kosten und Rücklage. Eine Erhöhung von, sagen wir, 0,80 auf 1,20 Euro je Quadratmeter und Monat ist damit ein Beschlussgegenstand, der in die Einladung gehört und erläutert werden sollte, am besten mit der Bauteilliste dahinter.

Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres wird nicht mehr über die Jahresabrechnung als solche beschlossen, sondern nur über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse. Was das für die Prüfung der eigenen Abrechnung bedeutet, steht im eigenen Beitrag. Der Verwaltungsbeirat sollte die Entwicklung der Rücklage über mehrere Jahre verfolgen, nicht nur den Stand zum Stichtag.

Warnsignal zu niedrige Rücklage

Reicht die Rücklage nicht, bleibt die Sonderumlage: ein außerplanmäßiger Betrag, den die Gemeinschaft beschließt und der oft binnen weniger Wochen fällig wird. Fünfstellige Beträge je Einheit sind bei Dach, Fassade oder Heizung keine Seltenheit. Für Eigentümer mit knapper Liquidität ist das der unangenehmste Weg zu demselben Geld, das über eine ausreichende Rücklage in Monatsraten hätte angespart werden können. Wurde die Rücklagenplanung über Jahre nicht angefasst, zeigt der Beitrag zur Kündigung der Hausverwaltung die Handlungsmöglichkeiten.

Daran erkennen Sie eine unterfinanzierte Rücklage

• Die Zuführung ist seit Jahren unverändert, obwohl die Handwerkerpreise deutlich gestiegen sind
• Der Rücklagenstand sinkt über mehrere Jahre, ohne dass eine größere Maßnahme durchgeführt wurde
• Der Wirtschaftsplan weist die Zuführung nicht getrennt von den laufenden Kosten aus
• Es gibt keine Übersicht über Alter und Restnutzungsdauer von Dach, Fassade, Heizung und Leitungen

Steuerlich: Einzahlung ist noch kein Werbungskostenabzug

Für vermietende Eigentümer gilt eine Besonderheit: Die Zahlung in die Erhaltungsrücklage ist im Jahr der Einzahlung noch nicht als Werbungskosten abziehbar, obwohl das Geld abgeflossen ist. Abziehbar wird der Betrag erst, wenn die Gemeinschaft die angesammelten Mittel tatsächlich für eine Erhaltungsmaßnahme verwendet. Der Bundesfinanzhof hat das im Januar 2025 ausdrücklich auch für die Rechtslage seit dem WEMoG bestätigt.

Der Grund ist der Veranlassungszusammenhang zur Vermietung: Erst mit der Verwendung steht fest, ob sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand vorliegt oder Herstellungskosten, die nur über die Abschreibung wirken. Praktisch braucht man eine Abrechnung, die die Verwendung der Rücklage ausweist. Für die eigene Steuererklärung ist steuerliche Beratung der richtige Weg.

Wie wir das handhaben

Wir führen die Rücklage jeder betreuten Gemeinschaft getrennt und weisen ihre Entwicklung im Vermögensbericht aus. Vor der Versammlung legen wir offen, welche Bauteile in den nächsten Jahren anstehen; wo ein Verwaltungsbeirat besteht, stimmen wir die vorgeschlagene Zuführung vorab mit ihm ab. Unsere Vergütung für die WEG-Verwaltung liegt bei 30 bis 35 Euro netto je Wohneinheit und Monat und hat mit der Rücklage nichts zu tun; für einzelne vermietete Wohnungen gilt die Mietverwaltung mit 3 bis 6 Prozent der Nettokaltmiete. Sie erreichen uns Mo bis Do 10 bis 16 Uhr und Fr 10 bis 13 Uhr, außerhalb der Sprechzeiten über die 24-Stunden-Notfallnummer.

Häufige Fragen